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スケジュール管理とは、タスクを時間軸に沿って整理することです。
スケジュール管理がうまくいかない場合は、その前提となる「タスク管理」に問題が潜んでいることが多いです。
スケジュール管理の前に、タスク管理の方法を見直してみませんか？
この記事では、タスク管理が上手い人の特徴や、タスク管理の方法について、解説していきます。
タスク管理とは
タスク管理とは「タスク」と「管理」の2つの単語を組み合わせた言葉です。
大辞泉より
それぞれの定義から考えると、タスク管理とは「課せられた仕事や職務が円滑に進むよう、事務処理を工夫すること」といえます。
タスク管理が苦手な人の特徴
タスクを見える化しない
「タスクを見える化」とは、タスクを、紙のメモやパソコン上で書き出し、明確に認識する行為を意味します。
頭の外側にアウトプットしておくことは、忘れることを防ぐだけでなく、脳のリソースを解放することにも繋がります。
仕事の手順を間違える、仕事の締め切りを逃すなどの失敗は、タスクを見える化していないことが原因かもしれません。
タスクのボリュームを把握していない
タスクをスムーズに進行するためには、各タスクの所要時間を予測し、自分のスケジュールに組み入れる必要があります。
ボリュームの予測精度が低い場合、設定した計画が、機能不全に陥ることが多くなるでしょう。
優先順位をつけるのが苦手
仮にタスクを見える化していても、タスク処理の優先順位を設定しないと、本来重要ではないタスクに時間を取られ、重要なタスクに割くべき時間を確保できないといったトラブルを招きかねません。
限られた時間の中で、トラブルなく仕事を進めていくには、タスクに優先順位をつけてあげる必要があります。
タスク管理が上手い人の特徴
タスクを可視化している
タスク管理が上手い人は、ToDoリストやタスク管理ツールなどを用いて、タスクを可視化しています。
タスクを可視化することで、「今すべきことは何か」、「次に何をすべきか」が把握しやすくなるほか、中長期的なスケジュールをたてることが可能になります。
タスクを細分化している
タスク管理が上手い人は、複雑なタスクであっても、細分化することでシンプルに捉えることができます。
先が読めない仕事であっても、いくつかの工程に細分化してあげると、予測がたてやすくなります。
タスクのボリュームがなかなか把握できない場合は、タスクの細分化を検討しましょう。
優先順位をつけている
可視化したタスクに優先度をつけることで、時間配分を誤るリスクを抑えることができます。
仕事に優先順位をつけることが習慣になっていると、タスク管理は容易になるでしょう。
スケジュール管理のポイント
タスクをスケジュールに落とし込む際のポイントは、バッファを設けることです。
バッファとは、英単語の「buffer：和らげるもの」に由来する言葉で、ビジネスの場面では特に、「時間・資源的なゆとり、余裕」を意味します。
バッファがないとは、タスク管理において、多くのタスクを詰め込みすぎるがゆえに、スケジュールに余裕がないことを表します。
予期せぬトラブルや遅れへの対応力は、バッファを設けているかどうかで決まります。
仕事が予定通りに進むことはほとんどなく、多くの場合、トラブルや追加の対応が発生するものです。
タスク管理が上手い人は、不測の事態に対応できるよう、スケジュールに余白を設けています。
数分でも構いませんので、タスクとタスクの間には、余裕を持たせておきましょう。
タスク管理を始めよう
これからタスク管理を始めたいという方向けに、具体的な4つのステップをご紹介します。
1.管理ツールを決める
タスク管理を始める第一歩は、適した記録ツールを選ぶことです。
デジタルツールと紙ツールの2つの方法があります。
自分にとって使いやすいと感じるツールを選びましょう。
デジタルツール
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メリット
- どこからでもアクセス可能
- チームでの共有が容易
- タスクの追加、削除、編集が簡単
- 検索性に優れている
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デメリット
- PCなどのデバイスが必要
- 慣れるまでに時間がかかる
紙ツール
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メリット
- 削除や保存失敗のリスクがない
- デジタル環境がなくても使用可能
- 一覧性に優れており、全体像の把握がしやすい
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デメリット
- 紛失のリスクがある
- チームでの情報共有が困難
2.タスクを可視化する
選んだツールを用いて、タスクをリストアップします。
「一目で何をすればいいのかが明確」なレベルまで、細分化して記録するのがポイントです。
（NG例）A社の対応
（良い例）A社への日程調整連絡・提案資料作成・上司へのフィードバック依頼
3.優先順位をつける
「どの順番でタスクを処理すれば、スムーズに仕事が進むか」という視点のもと、リストアップしたタスクに、優先順位をつけていきます。
上記の例だと、提案資料作成の前に、A社への日程調整連絡や、上司への相談を優先的に行うべきでしょう。
自分の動き次第で、周囲の人間に影響を及ぼすタスクは、優先順位が高くなる傾向にあるでしょう。
4.タスクを処理する
ここまで準備ができれば、あとは優先度の高いものから、処理していくだけで済みます。
終わったタスクは、適宜、管理ツール上から除外するのがおすすめです。
タスク管理には「Notion」がおすすめ
Notionとは、無料で利用することができる、多機能ドキュメントツールです。
電子版のメモ帳のようなものですが、ドキュメントの作成から、整理、共有まで。幅広い用途で活用ができます。
私（筆者）は、もともと紙のメモ帳を使っていたのですが、一度Notionに触れてからは、紙に戻れなくなってしまいました。
慣れるまで大変な側面もありますが、多少の苦労をするだけの価値は十分にあります。
以下に、公式が作成している入門記事をご紹介しますので、ぜひご一読ください。
